Kodėl spausdinimo išlaidos taip skaudžiai kerta per biudžetą
Kai pradedi skaičiuoti, kiek įmonė išleidžia spausdinimui per metus, skaičiai kartais atrodo tiesiog absurdiški. Vidutinė lietuviška įmonė su 20-30 darbuotojų kasmet išleidžia nuo 3000 iki 8000 eurų vien spausdinimui. O jei tai didesnė organizacija – suma gali peršokti ir 20 000 eurų ribą.
Problema ta, kad spausdinimo išlaidos nėra vien popierius ir toneriai. Čia ir elektros sąnaudos, ir gedimų taisymas, ir darbuotojų laikas, sugaištas prie spausdintuvo, kai jis vėl užstrigo. Dar pridėkime nenaudojamus atspaudus, kurie keliauja tiesiai į šiukšlių dėžę, ir dokumentus, kuriuos išspausdiname „atsargai”, bet niekada nepanaudojame.
Daugelis verslo savininkų net nežino tikrosios spausdinimo kainos. Matai tik sąskaitą už tonerius ar popierių, bet neįskaičiuoji, kad tas senas spausdintuvas ėda elektros kaip buldozeris, o IT specialistas kas mėnesį praleidžia kelias valandas spręsdamas spausdinimo problemas. Kai suskaičiuoji viską kartu, suma tampa tikrai įspūdinga.
Kur dingsta pinigai: pagrindinės spausdinimo išlaidų sritys
Pirmiausia reikia suprasti, į ką iš tikrųjų eina tie pinigai. Daugelis mano, kad didžiausia problema – toneriai. Iš dalies tiesa, bet tai tik viršūnė ledkalnio.
Toneriai ir kasetės – tai akivaizdžiausia išlaidų dalis. Originalūs toneriai kainuoja nuo 50 iki 200 eurų, priklausomai nuo modelio. Jei spausdinate daug spalvotų dokumentų, išlaidos gali padvigubėti ar patrigubėti. Įdomu tai, kad dažnai perkame brangius spausdintuvus, kurie vėliau pareikalauja dar brangesnių kasetčių – klasikinis gamintojų triukas.
Popierius atrodo kaip smulkmena, bet įmonė, kuri per dieną išspausdina 200-300 lapų, per metus sunaudoja apie 50-70 ryšulių. Tai dar 300-500 eurų papildomai. O jei spausdinate ant specialaus popieriaus prezentacijoms ar pasiūlymams – skaičiai auga dar labiau.
Elektros sąnaudos – apie jas beveik niekas negalvoja. Senas lazerinis spausdintuvas gali suėsti 300-500 W energijos spausdinimo metu. Jei jis dirba po kelias valandas per dieną, tai dar 100-200 eurų per metus prideda prie sąskaitos.
Priežiūra ir remontas – štai kur slypi tikroji skausmo vieta. Spausdintuvas užstrigo, reikia kviesti specialistą – 50 eurų už vizitą. Sugedo būgnelis – dar 150 eurų. Reikia pakeisti kaitinimo mazgą – 200 eurų. Per metus tokios smulkmenos gali suvalgyti dar 500-1000 eurų.
Darbuotojų laikas – labiausiai paslėpta išlaidų dalis. Kai spausdintuvas neveikia, darbuotojas eina pas IT specialistą. Tas praleidžia 30 minučių problemai spręsti. Jei tai kartojasi kas savaitę, per metus išeina dešimtys valandų. O jei skaičiuotume darbuotojo valandinį įkainį, tai dar kelios šimtinės eurų.
Spausdinimo auditas: nuo ko pradėti taupymą
Prieš pradedant taupyti, reikia suprasti, kur dabar esate. Spausdinimo auditas skamba gąsdinančiai, bet iš tikrųjų tai gana paprasta procedūra, kurią galite atlikti patys.
Pirmas žingsnis – įsijunkite spausdinimo stebėjimą. Dauguma šiuolaikinių spausdintuvų turi statistikos funkcijas. Pažiūrėkite, kiek lapų per dieną/savaitę/mėnesį spausdinama. Kiek iš jų spalvotų, kiek nespalvotų. Kokiu laiku spausdinama daugiausiai. Kai kurie spausdintuvai net gali parodyti, kuris darbuotojas kiek spausdina.
Jei jūsų spausdintuvai neturi tokių funkcijų, galite naudoti nemokamas programas kaip PaperCut Free arba PrinterLogic. Jos stebi visą spausdinimo veiklą ir generuoja ataskaitas. Per savaitę-dvi jau turėsite aiškų vaizdą.
Antra – paskaičiuokite tikrąją vieno atspaudinio kainą. Įtraukite viską: popieriaus kainą, tonerio kainą (padalintą iš puslapių skaičiaus, kurį galima išspausdinti), elektros sąnaudas, priežiūros išlaidas. Paprastai nespalvotas puslapis kainuoja 3-5 centus, spalvotas – 15-25 centus. Bet kai įtrauksite visas paslėptas išlaidas, skaičiai gali būti ir dvigubai didesni.
Trečia – identifikuokite švaistymą. Pažiūrėkite į šiukšlių dėžę šalia spausdintuvo. Kiek ten lapų? Kas juos išspausdino? Kodėl jie nebuvo panaudoti? Dažniausios problemos: klaidingai išspausdinti dokumentai, perteklinės kopijos, nebeaktualūs dokumentai.
Technologiniai sprendimai, kurie realiai veikia
Dabar pereikime prie konkrečių veiksmų. Yra keletas technologinių sprendimų, kurie gali drastiškai sumažinti išlaidas.
Pereikite prie valdomo spausdinimo (Managed Print Services). Tai ne reklama, o realus sprendimas, kuris daugeliui įmonių sumažino išlaidas 30-40%. Esmė paprasta: vietoj to, kad pirktumėte spausdintuvus, tonerius ir rūpintumėtės priežiūra, visa tai perduodate išoriniam tiekėjui. Mokate fiksuotą kainą už atspausdintą puslapį (paprastai 1-3 centai už nespalvotą, 8-12 centų už spalvotą), o tiekėjas rūpinasi viskuo kitu.
Skamba per gerai, kad būtų tiesa? Iš dalies taip, nes reikia atidžiai skaityti sutartį. Bet daugelis įmonių tikrai sutaupo, nes profesionalūs tiekėjai turi geresnes kainas toneriams, efektyvesnius spausdintuvus ir greitesnę priežiūrą.
Įdiekite spausdinimo kvotų sistemą. Kai darbuotojai žino, kad turi limitą (pvz., 200 puslapių per mėnesį), jie pradeda galvoti, ar tikrai reikia spausdinti. Tai ne apie griežtą kontrolę, o apie sąmoningumo kėlimą. Galite nustatyti, kad viršijus limitą, reikia vadovo patvirtinimo arba paprasčiausiai darbuotojas mato pranešimą, kiek jau išspausdino.
Dupleksinis spausdinimas pagal nutylėjimą – vienas paprasčiausių būdų sumažinti popieriaus sąnaudas perpus. Tiesiog pakeiskite spausdintuvo nustatymus, kad automatiškai spausdintų abiejose pusėse. Taip, kartais reikės vienpusio spausdinimo, bet tokių atvejų yra mažuma. Dauguma dokumentų puikiai tinka dvipusiam spausdinimui.
Spalvoto spausdinimo apribojimas – nustatykite, kad pagal nutylėjimą spausdintų nespalvotai. Spalvotam spausdinimui reikalaukite patvirtinimo arba slaptažodžio. Spalvotas spausdinimas kainuoja 5-7 kartus brangiau, o dažniausiai jo iš tikrųjų nereikia. Prezentacijoms ir klientams – taip, bet vidiniams dokumentams – tikrai ne.
Organizaciniai pokyčiai, kurie kainuoja nulį eurų
Ne viskas sprendžiama technologijomis. Kartais pakanka pakeisti įpročius ir procesus.
Įveskite „spausdinti tik jei būtina” kultūrą. Skamba banaliai, bet veikia. Pradėkite nuo vadovų – jei jie patys nespausdina kiekvieno el. laiško, kiti seks pavyzdžiu. Galite net surengti mažą konkursą: kas per mėnesį mažiausiai išspausdins, gauna simbolinį prizą. Žmonės mėgsta tokius iššūkius.
Skaitmenizuokite dokumentų srautus. Daugelis įmonių vis dar spausdina dokumentus, kad juos pasirašytų, tada skenuoja ir siunčia el. paštu. Absurdas! Naudokite skaitmeninius parašus – tai teisiškai galiojantis sprendimas, kuris taupo laiką ir pinigus. Yra nemokamų įrankių kaip DocuSign (ribota versija) arba Lietuvoje populiarus Dokobit.
Centralizuokite spausdintuvus. Vietoj to, kad kiekvienas skyrius turėtų savo spausdintuvą, pastatykite vieną gerą daugiafunkcinį įrenginį centrinėje vietoje. Taip, darbuotojams reikės praeiti keliolika metrų, bet tai sumažina išlaidas ir skatina pagalvoti, ar tikrai reikia spausdinti. Be to, vieno didelio spausdintuvo priežiūra yra pigesnė nei kelių mažų.
Peržiūrėkite, kas iš tikrųjų turi būti spausdinama. Daugelis įmonių spausdina dokumentus iš įpročio. Susitikimų protokolai, mėnesinės ataskaitos, projektų atnaujinimai – visa tai gali būti skaitoma ekranuose. Padarykite sąrašą dokumentų, kurie tikrai turi būti spausdinami (sutartys, oficialūs raštai), ir tų, kurie gali likti skaitmeniniai.
Kaip pasirinkti tinkamą spausdinimo įrangą
Jei vis dėlto reikia pirkti naują spausdintuvą, yra keletas dalykų, į kuriuos verta atkreipti dėmesį.
Lazerinis vs. rašalinis – verslo aplinkai beveik visada geriau lazerinis. Jis greitesnis, patikimesnis ir ilgalaikėje perspektyvoje pigesnis. Rašaliniai tinka tik jei spausdinate labai retai arba reikia aukštos kokybės nuotraukų. Bet tokiu atveju geriau naudoti profesionalias spausdinimo paslaugas.
Žiūrėkite ne į spausdintuvo kainą, o į eksploatacijos kainą. Spausdintuvas už 200 eurų gali kainuoti 1000 eurų per dvejus metus, jei toneriai brangūs. O spausdintuvas už 500 eurų su pigiais toneriais gali būti pigesnė investicija. Gamintojų svetainėse paprastai nurodytas „cost per page” – tai svarbiausias rodiklis.
Didelės talpos toneriai – jei spausdinate daug, ieškokite modelių su didelės talpos toneriais. Jie kainuoja daugiau, bet vieno puslapio kaina yra žymiai mažesnė. Pavyzdžiui, standartinis toneris gali spausdinti 1500 puslapių už 60 eurų (4 centai/puslapis), o didelės talpos – 5000 puslapių už 120 eurų (2,4 cento/puslapis).
Daugiafunkciniai įrenginiai – jei reikia ir spausdintuvo, ir skenerio, ir kopijavimo aparato, geriau pirkti vieną daugiafunkcinį įrenginį nei tris atskirus. Tai taupo vietą, elektros sąnaudas ir priežiūros išlaidas.
Tinklo spausdinimas – būtinybė bet kuriai įmonei. Visi darbuotojai gali naudoti tą patį spausdintuvą, nereikia junginėti USB kabelių. Be to, tinklo spausdintuvai paprastai turi geresnes stebėjimo ir valdymo funkcijas.
Alternatyvos spausdinimui, apie kurias pamirštame
Kartais geriausias būdas sumažinti spausdinimo išlaidas – tiesiog nespausdinti. Skamba akivaizdžiai, bet yra keletas praktinių alternatyvų, kurias verta apsvarstyti.
Skaitmeninės prezentacijos – vietoj to, kad kiekvienam susitikimo dalyviui išspausdintumėte 20 puslapių prezentaciją, rodykite ją ekrane ir išsiųskite PDF el. paštu. Žmonės vis tiek dažniausiai nežiūri į atspausdintus lapus, o vėliau juos išmeta.
Planšetės ir e-skaitytuvai – jei darbuotojai sako, kad jiems patogiau skaityti iš popieriaus, galbūt verta investuoti į planšetes ar e-skaitytuvus. Taip, tai pradinė investicija, bet ji atsipirks per metus-dvejus. Be to, dokumentus galima anotuoti, ieškoti tekste, dalintis – dalykai, kuriuos su popieriumi padaryti neįmanoma.
Debesų saugyklos ir bendradarbiavimo įrankiai – Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox. Visi dokumentai prieinami iš bet kurio įrenginio, galima dirbti kartu realiu laiku, versijų kontrolė automatinė. Nereikia spausdinti, kad perduotum kolegai ar klientui.
Išorinės spausdinimo paslaugos – jei kartą per mėnesį reikia išspausdinti 100 spalvotų brošiūrų, ar tikrai verta turėti brangų spalvotą spausdintuvą? Profesionalios spaustuvės padarys tai geriau ir pigiau. Apskaičiuokite: jei tokių užduočių turite retai, išorinės paslaugos bus ekonomiškesnės.
Skaitmeniniai parašai ir dokumentų valdymas – jau minėjau, bet verta pabrėžti dar kartą. Lietuvoje yra teisiškai pripažinti skaitmeniniai parašai, kurie leidžia visiškai atsisakyti popieriaus daugelyje procesų. Sutartys, užsakymai, aktai – visa tai gali būti skaitmenizuota.
Kaip įtraukti darbuotojus į taupymo procesą
Galite įdiegti geriausias technologijas, bet jei darbuotojai nenori bendradarbiauti, nieko nepasikeis. Žmonės keičia įpročius tik tada, kai supranta „kodėl” ir kai jaučiasi įtraukti.
Komunikuokite aiškiai – paaiškinkite, kodėl svarbu taupyti spausdinimo išlaidas. Ne todėl, kad įmonė godna, o todėl, kad tai rūpinimasis aplinka ir efektyvumu. Parodykite skaičius: „Praėjusiais metais išspausdinome 50 000 lapų, tai 5 medžiai ir 3000 eurų išlaidų”. Konkretūs skaičiai veikia geriau nei abstrakčios frazės.
Mokykite – ne visi žino, kaip efektyviai naudotis spausdintuvu. Padarykite trumpą mokymą: kaip spausdinti abiejose pusėse, kaip keisti į nespalvotą režimą, kaip spausdinti kelis puslapius viename lape (2 ar 4 puslapiai per lapą), kaip peržiūrėti prieš spausdinant. Tai elementarūs dalykai, bet daugelis jų nežino.
Įveskite taisyklę „pagalvok prieš spausdindamas” – galite net priklijuoti lipduką ant spausdintuvo su klausimu: „Ar tikrai reikia spausdinti?”. Skamba naiviai, bet psichologiškai veikia. Žmogus sustoja sekundei pagalvoti.
Pripažinkite ir apdovanokite – jei pastebite, kad kažkuris skyrius ar darbuotojas sumažino spausdinimą, pripažinkite tai viešai. Nebūtinai piniginis prizas – pakanka paprastos padėkos susirinkime ar el. laiške. Žmonės mėgsta būti pastebėti už gerą elgesį.
Būkite pavyzdys – jei vadovai patys spausdina kiekvieną el. laišką, darbuotojai darys tą patį. Jei vadovai naudojasi planšetėmis ir skaitmeniniais įrankiais, kiti seks pavyzdžiu. Kultūros keitimas prasideda nuo viršaus.
Kai taupymas tampa įpročiu, o ne našta
Spausdinimo išlaidų mažinimas nėra vienkartinis projektas – tai nuolatinis procesas. Bet gera žinia ta, kad kai tik įdiegiate tinkamas sistemas ir įpročius, viskas vyksta automatiškai.
Pradėkite nuo audito, kad suprastumėte, kur esate dabar. Tada pasirinkite 2-3 paprasčiausius sprendimus ir įdiekite juos. Galbūt tai bus dupleksinis spausdinimas pagal nutylėjimą ir spalvoto spausdinimo apribojimas. Po mėnesio pamatysite rezultatus ir tai motyvuos toliau.
Technologijos padeda, bet svarbiausia – žmonių įpročiai. Jei pavyks sukurti kultūrą, kurioje spausdinimas yra apgalvotas veiksmas, o ne automatinė reakcija, sutaupysite ne tik pinigų, bet ir laiko. Darbuotojai nešvaistys minučių laukdami prie spausdintuvo, IT specialistai nespręs begalinių problemų, o jūs nematysite kas mėnesį didėjančių sąskaitų.
Tie 70% taupymo, apie kuriuos kalbėjome pradžioje, nėra fantazija. Įmonės, kurios rimtai ėmėsi spausdinimo optimizavimo, tikrai pasiekia tokius rezultatus. Tiesa, ne per naktį – tam reikia kelių mėnesių. Bet kai pagalvoji, kad vidutinė įmonė gali sutaupyti 2000-5000 eurų per metus, tai tikrai verta pastangų.
Galiausiai, tai ne tik apie pinigus. Mažesnis spausdinimas reiškia mažiau popieriaus, mažiau medžių, mažesnį anglies pėdsaką. Šiandien daugelis klientų ir partnerių vertina įmones, kurios rūpinasi aplinka. Taigi spausdinimo optimizavimas – tai ir finansinis, ir įvaizdžio klausimas. Du vieni už vieną kainą.